9 erros que causam problemas no controle de estoque
Saiba como evitar erros com a gestão de inventário! Veja 9 erros comuns e que causam problemas no controle de estoque empresarial
Empresas de diversas áreas podem experimentar problemas de inventário, incluindo problemas de controle, armazenamento e organização de materiais devido à sua fragilidade, ao tamanho e à sazonalidade, por exemplo.
O controle de estoque é crítico para o sucesso de uma empresa, uma vez que todos os materiais armazenados representam capital de giro. É importante executar as atividades diárias de controle de estoque de forma estratégica e coordenada, em vez de operar de forma independente.
As atividades devem estar ligadas principalmente aos setores produtivo, financeiro e comercial da empresa visando evitar quaisquer efeitos prejudiciais para a empresa como um todo. A redução das vendas e as maiores perdas resultarão se essas atividades forem conduzidas de forma inadequada ou insuficiente.
Neste artigo, vamos analisar os erros que causam problemas no controle de estoque, acompanhe!
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Quais são os erros que causam problemas no controle de estoque?
O primeiro passo para elevar a qualidade de seu trabalho é o reconhecimento de seus erros. Aqui estão alguns que você deve se esforçar ao máximo para evitar:
Compras em excesso
O empreendedor é sobrecarregado com esse problema quando ele compra de um fornecedor e, depois, não consegue vender seu estoque durante meses.
O mau planejamento causa isso. É crucial manter seus níveis de estoque atualizados e acompanhar as tendências sazonais para evitar fazer uma compra importante e depois descobrir que não é possível vender tudo isso. Produtos sazonais, tais como itens de Natal, passam por períodos de altas e baixas vendas. Ao comprar demais, você pode acabar com produtos obsoletos, excesso de estoque, competir por mais espaço do que o necessário e competir pela receita da empresa. Por causa disso, é crucial manter uma comunicação constante entre compras e vendas.
2. Armazenamento inadequado
Altas temperaturas ou ambientes com alta umidade podem resultar em perdas. O armazenamento inadequado é um dos principais motivos de perda dentro de uma loja. As perdas podem ser dispendiosas para um negócio, e o armazenamento inadequado é uma das principais razões para as perdas.
3. Falhas com a segurança
Manter o controle do pessoal e o monitoramento, seja através de câmeras ou software, é fundamental. Se você não o fizer, provavelmente sofrerá roubos de mercadorias. Isso pode levar a um esgotamento do estoque, ou à falta de um item em particular para o cliente, um dos problemas de estoque mais frequentes. Pode parecer algo inofensivo, mas a rentabilidade da empresa pode ser afetada negativamente como resultado.
4. Falta de conferência nas entradas de mercadorias
É um grande erro não verificar as mercadorias recebidas, pois o fornecedor pode ter enviado mercadorias, quantidades ou preços que diferem do pedido. A verificação da quantidade na fatura após o recebimento da mercadoria garante que a quantidade na fatura corresponde ao valor recebido.
Além disso, a verificação no recebimento evita fraudes. Portanto, o controle de estoque será preciso.
5. Não fazer inventários
Um inventário preciso é crucial para garantir que as informações coincidam com o controle – seja através de um sistema ou através de planilhas eletrônicas. A importância de realizar inventários periódicos é que eles ajudam a detectar problemas potenciais mais rapidamente e a desenvolver respostas caso eles ocorram.
6. Não fazer o registro de todas as informações
Se uma loja não registrar cada item ou recibo, ela pode sofrer falta de estoque ou compras desnecessárias, bem como outras consequências. Como a administração do estoque depende de procedimentos operacionais consistentes, os gerentes devem trabalhar diligentemente para garantir que seus funcionários façam o mesmo.
7. Não utilizar softwares
Tudo o que é armazenado deve ser controlado eficazmente para evitar problemas de estoque. Os estoques são geralmente verificados durante um período de meses ou mesmo anos.
A gestão de estoques em tempo real, mesmo a distância e através de diferentes aparelhos — como smartphones e tablets, é uma das melhores soluções atualmente disponíveis. É possível prever pedidos através da integração destas informações com outros conhecimentos da empresa, tais como velocidade de vendas e a frequência de compras. As entregas podem ser atrasadas por qualquer motivo e, quanto maior o período de tempo em que o produto estiver fora de estoque, mais consumidores procurarão o produto de fornecedores alternativos. Assim, é fundamental criar uma previsão de pedidos futuros com base nestas informações para alcançar um planejamento otimizado.
8. Falta de comunicação entre setores
Por mais que muito software dê mais do que informações detalhadas sobre o armazenamento de mercadorias ou todos os controles sejam minuciosamente feitos, erros podem persistir, pois o setor de compras nunca deve funcionar isoladamente.
Os departamentos comercial e de compras devem trabalhar em conjunto a fim de manter um olho constante em todo o procedimento. A velocidade de venda de um determinado item, assim como a sazonalidade da demanda, será importante.
9. Não descrever corretamente os produtos
É difícil encontrar um produto listado se sua descrição não estiver completa. É necessário ter uma rotina de descrição coerente com o produto e de fácil identificação. Utilizar código, por exemplo, é um importante aliado dos varejistas ao registrar mercadorias, visto que ajuda a resolver problemas tanto na inspeção como na emissão de faturas.
Como manter um controle de estoque bem-estruturado?
O empresário deve ser conhecedor de cada produto e estar ciente da rapidez de venda e do quanto os clientes gostam deles. Se uma empresa não mantém o ritmo de atendimento ao cliente, é provável que ela adquira materiais em excesso.
Para manter os níveis de estoque, siga essas recomendações e administre seu negócio de forma mais eficiente. Além disso, ter um auxílio especializado é fundamental para garantir a eficiência desse controle.
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